02 Jun

Hoofdstuk 1, Deel 2. Probleemanalyse op het hoogste niveau van complexiteit

Hoofdstuk 1.

Deel 2

Probleemanalyse op het hoogste niveau van complexiteit: tips, tools en aandachtspunten

Eerder (klik hier) hebben we besproken waarom het zo belangrijk is om problemen op het hoogste niveau van complexiteit in kaart te brengen. Kort gezegd helpt een grondige probleemanalyse om de kernoorzaken van problemen te identificeren en te begrijpen, waardoor effectievere en duurzamere oplossingen ontwikkeld kunnen worden. Door deze diepgaande analyse kunnen we niet alleen de symptomen aanpakken, maar ook de onderliggende structuren en processen die de problemen veroorzaken verbeteren. Dit leidt tot betere besluitvorming, efficiënter gebruik van middelen en uiteindelijk tot een hogere kwaliteit van de resultaten.

In dit artikel, deel 2, gaan we dieper in op het onderwerp van complexe probleemoplossing. Door dit artikel te lezen, krijg je antwoord op de volgende vragen: hoe breng je problemen op het hoogste niveau van complexiteit in kaart en welke handige tools zijn er om dit te realiseren? In de volgende blogserie zullen we ook de aanpak en de belangrijkste aandachtspunten bij het analyseren van dergelijke problemen bespreken, en tips en tricks worden gegeven als aanvullend materiaal om tot een optimale aanpak te komen. Houd mijn blog dus goed in de gaten, want er komt nog veel meer nuttige informatie aan.

 

Laten we nu eerst kijken naar de verschillende tools en methoden die beschikbaar zijn om problemen op het hoogste niveau van complexiteit effectief in beeld te brengen. We zullen nu de meest gebruikte tools bespreken die direct toegepast kunnen worden, maar later in een andere blog zal ik ook meer geavanceerde analysetechnieken, softwareoplossingen en strategische benaderingen behandelen, waarmee je complexe problemen beter kunt identificeren, begrijpen en oplossen.

Top 50 waardevolle tools voor probleemanalyse

Uit uitgebreid onderzoek en mijn eigen ervaring blijkt dat de volgende tools zeer nuttig zijn om complexe problemen te analyseren. Zoals eerder vermeld, is het van cruciaal belang om het probleem goed te begrijpen voordat je überhaupt met oplossingen komt. De volgende tools zullen je hierbij helpen, maar onthoud dat het niet nodig is om alle tools tegelijkertijd te gebruiken. Vaak volstaan 3 tot 6 methoden samen al om het probleem helder te krijgen.

Selectie van de juiste tools

Het selecteren van de juiste tool voor probleemanalyse is geen gemakkelijke taak, omdat verschillende factoren zoals budget, mogelijkheden en de omvang van het probleem een rol spelen. Het is echter verstandig om ten minste één methode uit elke onderstaande categorie te gebruiken om een solide basis te leggen voor het begrijpen van het probleem. Over het algemeen wordt dus aangeraden om minimaal drie methoden te combineren om een diepgaand inzicht te verkrijgen over wat zich daadwerkelijk afspeelt en dus om het probleem goed te beschrijven. Hieronder volgt een lijst met handige tools, gerangschikt van meest naar minst gebruikt per categorie, elk met een korte beschrijving. In een toekomstige blogpost zal ik binnenkort mijn persoonlijke favoriete tools behandelen en deze uitvoeriger bespreken.


1 Problemen en knelpunten identificeren.

Allereerst is het belangrijk om problemen en knelpunten in kaart te brengen. Daarbij zijn de volgende tools handig om te gebruiken.

  1. Abstractieladder: Het is een conceptueel model dat verschillende niveaus van abstractie onderscheidt, van concrete feiten en gegevens tot abstracte principes en concepten. Het helpt bij het begrijpen van problemen op verschillende niveaus van complexiteit.
  2. Wicked problem analyse: Wicked problem analyse is een benadering voor het begrijpen van complexe problemen zonder duidelijke oplossingen. Het omvat het verkennen van de verschillende dimensies van het probleem en het begrijpen van diverse perspectieven en belangen. Deze analyse helpt bij het identificeren van mogelijke benaderingen en adaptieve oplossingen voor problemen die leiden tot onverwachte gevolgen.
  3. Visgraatdiagram (Ishikawa-diagram): Het Ishikawa-diagram, ook bekend als visgraatdiagram vanwege zijn vorm, is een tool die wordt gebruikt voor het identificeren van mogelijke oorzaken van een probleem. Het diagram is opgebouwd uit een centrale lijn die het probleem vertegenwoordigt, met takken die uitsteken als de graten van een vis. Deze takken vertegenwoordigen verschillende categorieën of groepen van mogelijke oorzaken, zoals menselijke factoren, methoden, materialen, machines, metingen en milieu. Het Ishikawa-diagram is een effectieve tool voor het systematisch analyseren van problemen en het identificeren van hun onderliggende oorzaken.
  4. Stakeholderanalyse: Stakeholderanalyse brengt complexe problemen in kaart door de belangen, verwachtingen en invloeden van alle betrokken partijen te identificeren en analyseren. Door een diepgaand begrip van de diverse belanghebbenden te verkrijgen, inclusief hun perspectieven en prioriteiten, kunnen organisaties effectievere strategieën ontwikkelen om met het probleem om te gaan.
    • Soms wordt er ook gebruikgemaakt van Multi-Stakeholder Partnerships, waarbij samengewerkt wordt met verschillende belanghebbenden, waaronder overheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties, om gedeelde doelen en oplossingen te bereiken.
    • Ook wordt vaak Inclusive Design ingezet, waarbij diverse gebruikersgroepen worden betrokken bij het ontwerpproces om producten, diensten en omgevingen te creëren die voor iedereen bruikbaar zijn.
    • Aangezien de wereld zich in een snel tempo ontwikkelt, zien we steeds vaker het gebruik van Ecosystem Thinking. Deze benadering richt zich op het begrijpen van complexe systemen zoals ecosystemen, met een focus op de onderlinge afhankelijkheid en wederzijdse invloeden tussen de verschillende componenten.
    • Een effectieve manier om stakeholdersanalyse uit te voeren is door middel van Transdisciplinarity (Transdisciplinariteit). Deze aanpak integreert kennis en benaderingen uit diverse disciplines om complexe problemen vanuit verschillende perspectieven te begrijpen en aan te pakken. Vaak wordt hierbij gelijktijdig gebruikgemaakt van de Open Innovatie-methodiek, waarbij samenwerking met externe partijen plaatsvindt om ideeën, technologieën en expertise te benutten voor het oplossen van complexe problemen.
    • User Feedback valt vaak ook onder stakeholderanalyse. Met User Feedback is het mogelijk om actief feedback van gebruikers te verzamelen om gebieden te identificeren waar zij problemen ervaren.
  5. Meta-analyse: Hier worden diverse resultaten gecombineerd en geanalyseerd op basis van verschillende onderzoeken om patronen, trends en algemene effecten te identificeren bij het evalueren van interventies of beleidsmaatregelen.
  6. Het 7W-vragenmodel: Het 7W-vragenmodel omvat vragen die beginnen met Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom, Welke wijze en Welke middelen (hoe). Dit model biedt een gestructureerde benadering voor het verkennen, analyseren en begrijpen van complexe situaties, problemen of projecten, waarbij elk aspect van het vraagstuk grondig wordt onderzocht en overwogen. Vroeger werd 7W model ook wel 5W1H-analyses
  7. Benchmarking: Met Benchmarking is het mogelijk om de prestaties van een proces of systeem te vergelijken met die van vergelijkbare organisaties om potentiële knelpunten te identificeren. Dit houdt in het vergelijken van prestaties met die van concurrenten of industriestandaarden om gebieden van onderprestatie te ontdekken.
  8. Performance Testing: Performance Testing is een cruciaal proces voor het in kaart brengen van problemen op hoge niveaus van complexiteit. Het evalueert de prestaties van systemen, applicaties of componenten onder diverse omstandigheden om te beoordelen of ze voldoen aan de vereiste prestatiecriteria. Door tests uit te voeren onder verwachte belastingen en piekperioden, kunnen reactietijden, doorvoer, schaalbaarheid en stabiliteit worden gemeten. Technieken zoals belastingstests, stresstests, piektests en duurzaamheidstests worden toegepast om potentiële knelpunten te identificeren en de prestaties te optimaliseren, wat van onschatbare waarde is bij het aanpakken van complexe problemen op hoog niveau. Deze benadering wordt vaak toegepast tijdens de ontwikkelingsfase van softwaretoepassingen, websites en hardware om de betrouwbaarheid en efficiëntie ervan te waarborgen in omgevingen met complexe eisen.
    • Een aspect van performance testing is Workload Analysis. Dit houdt in dat de workload van verschillende onderdelen van het systeem wordt geanalyseerd om te identificeren waar de meeste vertraging optreedt. Door deze analyse kunnen specifieke delen van het systeem worden geïdentificeerd die onder zware belasting of inefficiënte werklastprestaties lijden. Dit helpt bij het lokaliseren van mogelijke knelpunten en het optimaliseren van de prestaties van het systeem als geheel.
  9. Action Research: Action Research is een benadering waarbij problemen in de praktijk worden onderzocht en tegelijkertijd oplossingen worden geïmplementeerd. Dit wordt gedaan om door middel van iteratieve cycli te leren en verbeteren. Deze methodologie omvat het actief betrekken van belanghebbenden en het systematisch verzamelen en analyseren van gegevens om de effectiviteit van de voorgestelde oplossingen te evalueren en aan te passen indien nodig.
  10. De Bono’s Six Action Shoes: De Bono’s Six Action Shoes is een creatieve denktechniek die verschillende actiegerichte perspectieven vertegenwoordigt door middel van zes symbolische “schoenen”, waaronder Planningsschoenen voor strategie, Risicoschoenen voor risicobeheersing, Voordeelschoenen voor voordelenidentificatie, Ontwerpschoenen voor creatief denken, Groepsschoenen voor samenwerking en Actieschoenen voor concrete uitvoering, waardoor individuen of groepen effectiever beslissingen kunnen nemen en innovatieve oplossingen kunnen ontwikkelen.
  11. Six Thinking Hats: Six Thinking Hats is een denktechniek die verschillende perspectieven stimuleert door het gebruik van zes symbolische “denkhoeden”, elk met een eigen focus, zoals feiten (Witte Hoed), emoties (Rode Hoed), kritiek (Zwarte Hoed), en creativiteit (Groene Hoed), waardoor een meer gebalanceerde en holistische benadering ontstaat bij het nemen van beslissingen en het genereren van ideeën.
  12. SWOT-analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats): SWOT analyse onderzoekt de interne sterke en zwakke punten van een organisatie en daarnaast brengt ook de externe kansen en bedreigingen in kaart.
  13. Visual Thinking Strategies (VTS): Hiermee wordt een diepgaand begrip gecreëerd en discussie gestimuleerd door het gebruik van beeldende kunst om complexe concepten en perspectieven te verkennen.
  14. Blue Economy Approach: Met de Blue Economy Approach worden problemen benaderd vanuit een perspectief van duurzaamheid en efficiënt gebruik van natuurlijke hulpbronnen om innovatieve oplossingen te ontwikkelen.
  15. Holistic Thinking: Met holistic thinking worden problemen benaderd vanuit een breed perspectief, waarbij de onderlinge verbindingen tussen verschillende aspecten worden erkend en onderzocht.
  16. Futures Thinking: Met Futures Thinking worden toekomstige trends, scenario’s en mogelijke uitkomsten verkend om beter voorbereid te zijn op onzekerheden en disruptieve veranderingen. Verschillende benaderingen kunnen worden gebruikt om toekomstige trends scherper in beeld te krijgen, waaronder:
    • Strategic Foresight: Er wordt geanticipeerd op toekomstige trends, disrupties en mogelijke scenario’s om proactieve strategieën te ontwikkelen die voorbereid zijn op onzekere toekomsten.
    • Futures Design: Dit is een ontwerpbenadering die zich richt op het creëren van wenselijke toekomsten door middel van scenario’s, visioning en innovatie in meerdere domeinen.
    • Backcasting: Backcasting is een planningsmethode waarbij toekomstige doelen worden vastgesteld en vervolgens worden terugvertaald naar het heden om de stappen te identificeren die nodig zijn om die doelen te bereiken. Een vergelijkbare benadering is outcome mapping, waarbij de focus ligt op de gewenste veranderingen en resultaten die men wilt bereiken, en vervolgens achterwaarts wordt gewerkt om de benodigde acties te identificeren.
    • Scenario Thinking: Een strategisch planningsproces dat alternatieve toekomstscenario’s verkent en strategieën ontwikkelt om zich aan te passen aan verschillende mogelijke uitkomsten.
    • Simulatiemodellen: Soms wordt er ook gebruikgemaakt van simulatiemodellen om bijvoorbeeld toekomstige scenario’s te testen. Met simulaties is het mogelijk om de effecten van veranderingen in processen of systemen te begrijpen voordat deze in de realiteit worden geïmplementeerd.
  17. Causal Layered Analysis (CLA): Met deze methodiek worden problemen op verschillende niveaus geanalyseerd, van oppervlakkige symptomen tot dieperliggende structurele oorzaken.
  18. Asset-Based Community Mapping: Het is een participatieve methode waarbij gemeenschappen hun eigen hulpbronnen, sterke punten en sociale netwerken identificeren en in kaart brengen om lokale ontwikkelingsstrategieën te informeren.
  19. Fault Tree Analysis (FTA): FTA wordt gebruikt om mogelijke oorzaken van een ongewenste gebeurtenis te identificeren en te analyseren. FTA gebruikt een boomstructuur om de oorzakelijke relaties tussen verschillende gebeurtenissen en voorwaarden die tot het falen leiden, te modelleren. Hierdoor kunnen potentiële faalmechanismen worden geïdentificeerd en geanalyseerd, waardoor preventieve maatregelen kunnen worden genomen om risico’s te verminderen en de betrouwbaarheid van systemen te verbeteren.
  20. Time Study: Een Time Study is een methode voor het analyseren en meten van de tijd die nodig is om een specifieke taak uit te voeren. Deze techniek omvat het observeren en registreren van de activiteiten die worden uitgevoerd tijdens het voltooien van een taak, samen met de tijd die aan elke activiteit wordt besteed. Door middel van Time Studies kunnen organisaties inzicht krijgen in de efficiëntie van hun processen, knelpunten identificeren en verbeteringen aanbrengen om de productiviteit te verhogen en de doorlooptijd te verkorten. Deze techniek wordt veel gebruikt in productieomgevingen, logistiek, en operationeel management om workflows te optimaliseren en kosten te verlagen.
    • Hierbij komt ook de zogenaamde Systeemdynamica om de hoek kijken. Systeemdynamica is een methode om complexe systemen in de loop van de tijd te modelleren en te simuleren, waarbij de interacties tussen verschillende variabelen worden onderzocht om het gedrag en de feedbacklussen te begrijpen.

2 Dieper begrip van het probleem en de context.

Nadat de problemen in kaart zijn gebracht, is het altijd nuttig om de dieperliggende oorzaken van het probleem, evenals de context ervan, beter te begrijpen. De volgende tools kunnen daarbij van pas komen:

  1. Brainstorming: Het is een creatieve techniek waarbij een groep ideeën genereert om potentiële oorzaken van een probleem te verkennen.
  2. Narrative Inquiry: Hier worden complexe problemen verkend door middel van verhalen en persoonlijke ervaringen, met als doel een dieper inzicht en empathie te ontwikkelen.
  3. 5x Waarom methodiek: Een iteratieve techniek waarbij je herhaaldelijk “waarom?” vraagt om de dieperliggende oorzaken van een probleem te achterhalen.
  4. Socratic Questioning (socratische vragen stellen): Door kritische vragen te stellen, wordt dieper inzicht verkregen in de aard van het probleem en worden alternatieve perspectieven verkend.
  5. Contextuele analyse: Bestudeerd de omgeving en de context waarin het probleem zich voordoet, inclusief relevante factoren, trends en invloeden.
  6. Trend pyramide: De “trend pyramide” is een concept dat wordt gebruikt om trends en ontwikkelingen te visualiseren en te begrijpen op verschillende niveaus van abstractie en impact. Het idee achter de trendpyramide is dat trends zich manifesteren op verschillende niveaus, variërend van bredere, fundamentele verschuivingen tot meer specifieke, directe gevolgen.
  7. Root Cause Analysis (RCA): Een systematische benadering om de dieperliggende oorzaken van een probleem te identificeren, en om duurzame oplossingen te ontwikkelen die het probleem bij de kern aanpakken.
  8. Fishbone + Causal Loop Diagrams: Combineert de visgraatdiagramtechniek met causale lusdiagrammen om de dynamiek van oorzaken en effecten beter te begrijpen.
  9. Fault Tree Analysis (FTA): Hiermee worden alle mogelijke oorzaken van een fout of probleem geïdentificeerd, samen met hun onderlinge relaties, in een boomstructuur.
  10. Cognitive Mapping: Gebruikt psychologische modellen om de mentale modellen en percepties van individuen of groepen te visualiseren, waardoor complexe denkprocessen zichtbaar worden.
  11. Behavioral Insights: Een benadering die inzichten uit gedragswetenschappen gebruikt om gedrag te begrijpen en te beïnvloeden, waardoor effectievere oplossingen voor complexe sociale vraagstukken kunnen worden ontwikkeld.
  12. Multivariate Analysis: Analyseert meerdere variabelen tegelijkertijd om onderlinge relaties en patronen te identificeren in complexe datasets, waardoor diepgaand inzicht ontstaat in de onderliggende structuren.
  13. Social Network Analysis (SNA): Hiermee worden de structuur en dynamiek van sociale netwerken geanalyseerd om patronen van connectiviteit en invloed te begrijpen bij het aanpakken van sociale problemen.
  14. Gamification kan complexe problemen in kaart brengen door de motivatie en betrokkenheid te vergroten, het probleem op te splitsen in behapbare taken, crowdsourcing van oplossingen te faciliteren en data-analyse te verbeteren met interactieve visualisaties. Hierdoor worden deelnemers gestimuleerd om actief bij te dragen aan het identificeren en oplossen van complexe problemen op een meer participatieve, creatieve en effectieve manier
    • Game Theory valt ook onder de taken van gamification, maar het is meer een wiskundige benadering die strategische interacties tussen verschillende partijen analyseert. Dit helpt om optimale besluitvorming te informeren in complexe situaties met conflicterende belangen.
  15. Theory U: Theory U is een conceptueel raamwerk ontwikkeld door Otto Scharmer, dat wordt gebruikt in organisatieontwikkeling, leiderschapsontwikkeling en maatschappelijke verandering. Het model is gebaseerd op het idee van presencing, waarbij individuen en groepen zich bewust worden van hun diepste bronnen van kennis, creativiteit en intentie. Theory U omvat verschillende fasen, waaronder het vertragen, observeren, en waarnemen vanuit een open geest (Co-initiating), het verdiepen van bewustzijn en inzicht (Co-sensing), het creëren van nieuwe perspectieven en oplossingen (Co-creating), en het implementeren van vernieuwingen in de praktijk (Co-evolving). Door middel van Theory U kunnen organisaties en leiders transformationele veranderingen realiseren door een dieper begrip van zichzelf, hun omgeving en de systemen waarin ze opereren.
  16. Chaos Theory: Chaos Theory bestudeert complexe, dynamische systemen die gevoelig zijn voor kleine veranderingen in initiële omstandigheden, wat leidt tot onvoorspelbaar gedrag op lange termijn. Het richt zich op het begrijpen van ogenschijnlijk chaotische verschijnselen in natuurlijke en door de mens gemaakte systemen, zoals turbulentie, het weer en financiële markten. De theorie benadrukt dat schijnbaar chaotische systemen vaak verborgen orde en patronen bevatten en dat kleine veranderingen grote gevolgen kunnen hebben. Chaos Theory, met toepassingen in verschillende vakgebieden zoals wiskunde, natuurkunde en economie, biedt een raamwerk om de complexiteit van systemen te begrijpen, wat van pas kan komen bij het aanpakken van complexe problemen.

3 Problemen structureren en visualiseren

Nadat de problemen in kaart zijn gebracht en de context van het probleem helder is gemaakt, kan het helpen om de problemen te structureren en te visualiseren. De volgende tools zijn handig voor dit doel:

  1. Risicomatrix: Een risicomatrix is een instrument voor risicobeheer dat de waarschijnlijkheid van risico’s afzet tegen hun impact in een matrix. Hierdoor kunnen risico’s worden geïdentificeerd, beoordeeld en geprioriteerd op basis van hun potentiële effecten. Het biedt een gestructureerde aanpak voor het nemen van beslissingen over risicobeheersing en -mitigatie binnen een organisatie of project.
    • Risicoanalyse en -management (RAM) valt ook hieronder, waarbij een systematische methode wordt toegepast voor het identificeren, analyseren en beperken van risico’s.
  2. Pareto-analyse: De 80/20-regel kan worden toegepast om te bepalen welke knelpunten het meest impact hebben. Hierbij kan er worden gefocust op de 20% van de knelpunten die 80% van de problemen veroorzaken. Door te focussen op de kritieke issues, kunnen effectievere oplossingen bedacht worden.
  3. Event Mapping: Hiermee worden de reeks gebeurtenissen gevisualiseerd die hebben geleid tot een probleem, om patronen en kritieke punten te identificeren.
  4. Statistical Analysis: Hiermee worden statistische methoden toegepast om gegevens te analyseren en patronen in knelpunten te identificeren.
  5. Cause-and-Effect Matrix: Een matrix die de relaties tussen verschillende factoren en hun invloed op het probleem visualiseert.
  6. Interrelatiediagrammen (ID): Interrelatiediagrammen stellen ons in staat de relaties tussen verschillende problemen te onderzoeken en potentieel oorzaak-en-gevolgverbanden aan het licht te brengen die niet direct duidelijk zijn.
  7. Critical Systems Heuristics (CSH): Een methodologie voor kritische reflectie op complexe sociale systemen en het identificeren van mogelijke interventies om ongewenste situaties aan te pakken.
  8. Gantt Charts: Met Gantt Charts kunnen projecttijdslijnen en afhankelijkheden gepland en gevisualiseerd worden, waardoor knelpunten en mogelijke vertragingen duidelijk worden.
  9. Process Mapping (Value Stream Mapping): Visualiseert de stappen in een proces om inefficiënties en knelpunten te identificeren die problemen kunnen veroorzaken. Dit wordt ook wel een processtroomschema genoemd, waarbij de workflow of het proces wordt gevisualiseerd door middel van sequenties en operaties. Op deze manier helpt het in kaart brengen van processen bij het isoleren van problemen in een stap of reeks stappen binnen een groter proces.
  10. Visual Management: Visuele hulpmiddelen, zoals borden en grafieken, worden hier gebruikt om de voortgang te volgen, knelpunten te identificeren en teamcommunicatie te verbeteren.
  11. Perceptual Mapping: Hiermee worden de percepties en voorkeuren van consumenten in kaart gebracht ten opzichte van producten of merken om inzicht te krijgen in complexe marktdynamieken.
  12. Kaartleggen (Mind Mapping): Hiermee wordt complexe informatie gevisualiseerd en worden de onderlinge relaties in kaart gebracht om patronen en nieuwe inzichten te ontdekken.
  13. Kanban Boards (Kanbanborden): Met behulp van Kanban Boards kunnen workflows en processtappen visueel worden georganiseerd en beheerd. Door taken en processtappen op het bord te verplaatsen, kunnen teams knelpunten identificeren en de doorstroming verbeteren.
  14. Huidige Realiteit Boom (Current Reality Tree, CRT): CRT maakt het mogelijk om oorzaak-en-gevolgrelaties in kaart te brengen die verantwoordelijk zijn voor huidige problemen.

Er zijn natuurlijk nog veel andere handige tools beschikbaar die kunnen helpen om problemen van hoge complexiteit in kaart te brengen. Zo zijn er bijvoorbeeld ook veel technische tools voor het identificeren van problemen, die ik binnenkort in een aparte blog zal behandelen. Echter, de belangrijkste zijn hierboven opgesomd. In mijn volgende blog zal ik de top 10 van mijn eigen favorieten gedetailleerder bespreken en beschrijven hoe ze stap voor stap kunnen helpen om de problemen scherp in beeld te krijgen. Tevens zal ik binnenkort uiteenzetten hoe men vanuit een probleem tot een effectieve oplossing kan komen, en welke aspecten daarbij allemaal in overweging moeten worden genomen. Meer informatie volgt dus.

Indien er vragen zijn, aarzel dan niet om contact op te nemen.

 

Leave A Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *